Dominar a Produtividade Sem Estresse: é possível? O método GTD

Você pode não lembrar a vez mais recente que usou a palavra estresse na semana, mas, certamente, a ouviu de alguém.

A vida moderna dá a sensação de um bombardeio constante de demandas, distrações e prazos apertados que, por sua vez, podem gerar outra sensação: a de uma eterna corrida para acompanhar a velocidade de tudo, sem grandes êxitos.

A boa notícia é que dá pra melhorar e o best-seller de David Allen, 'Getting Things Done' (A Arte de Fazer Acontecer), nos prova isso.

Você já se sentiu sobrecarregado com uma lista interminável de tarefas e compromissos, lutando para manter-se produtivo em meio ao caos do dia a dia?

Agora, imagine um outro cenário: um mundo onde o estresse relacionado ao trabalho é substituído por uma sensação de calma e controle. Um mundo onde você pode enfrentar suas responsabilidades diárias com confiança e eficiência, sem se sentir sobrecarregado.

Sonho? Nadinha.

Este é o mundo apresentado por David Allen em seu livro revolucionário "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity".

Ao longo das páginas deste best-seller, Allen oferece um sistema abrangente para gerenciamento de tarefas e produtividade que vai além das simples listas de afazeres. Ele nos guia através de um método comprovado para capturar, clarificar, organizar, refletir e, finalmente, engajar-se de maneira eficaz com nossas responsabilidades diárias: o GTD.

O autor do livro A Arte de Fazer Acontecer, David Allen, é um dos maiores especialistas sobre produtividade do mundo e ele afirma que qualquer pessoa pode se tornar mais produtiva.

O livro original Getting things done veio para o português como 'A arte de fazer acontecer', passou por uma revisão (primeira edição é de 2015) e nos apresenta o método GTD, dividido em 5 etapas:

Coletar

O autor considera que a etapa 1 no processo de melhoria da produtividade é a coleta de informações, a fase em que reunimos todas as coisas que roubam nosso foco. Aqui, o que importa é direcionar essas informações para outra parte do cérebro. Ele orienta que mantenhamos todas as tarefas em um 'sistema de coleta' porque, dessa forma, elas saem da nossa cabeça e ficam fixas no papel. No nosso planner você tem, mês a mês, espaço para isso nas páginas.

Processar

A segunda etapa do método GTD é a de processar as informações que colocamos na lista. É agora o momento de decidirmos o que fazer com cada uma das informações contidas na lista. Para cada item da lista, pergunte-se: “Devo tomar alguma ação em relação a isso?” Só existem duas respostas para essa pergunta: “sim” ou “não”.

Se a resposta for “não”, escolha 1 dentre essas 3 medidas:

Descartar: não fazer nada e riscar a informação da lista.

Colocar em espera: pode ser que o momento não seja o agora-agora, então, no futuro você realizará aquilo.

Arquivar como referência: área para documentos ou informações que são importantes e que podemos precisar, depois.

Agora, vamos às opções caso a resposta tenha sido 'sim'.

Se a resposta for “sim”, vale uma análise profunda. Precisamos decidir se a ação pode ser realizada imediatamente e em uma tarefa única. Tudo que puder ser realizado em uma única ação/ tarefa e, em menos de 2 minutos, deve ser realizado imediatamente.

Organizar

A terceira etapa do método dedica-se ao período para organizar as informações coletadas. Tenha um calendário à mão, leve sempre um bloco ou caderno de notas com você (dá uma olhada nos nossos que são perfeitos para isso) porque fazendo listas, as deciões tornam-se muito mais fáceis.

Com relação às listas de ações:

A primeira delas é a lista de Projetos, ou seja; toda vez que você se deparar com uma atividade que exija diversas etapas para ser concluída, adicione-a à lista.

A segunda lista de ações diz é a de delegar tarefas, ou seja; tudo que não compete a você ou não representa o melhor uso do seu tempo, delegue e agende uma data para checar o progresso da atividade com a outra pessoa que ficou responsável pela atividade.

David Allen ressalta que todas as atividades com data e hora marcada devem estar anotadas em um calendário e que devemos deixar no mínimo 1 hora livre no dia para possíveis imprevistos, como se fosse uma janela de tempo.

Revisar

A revisão é o quarto passo do método. De acordo com Allen, existem basicamente 3 revisões importantíssimas que devem se tornar hábitos na sua vida:

Revisão diária – Pela manhã (e, diariamente), verifique seus compromissos diários e faça ajustes, quando necessário.

A revisão das próximas ações – Revise suas ações de acordo com cada contexto do dia.

Revisão semanal – Todas as coisas que precisam ser feitas para deixar sua mente limpa. Isso facilita preparar e planejar as semanas seguintes.

Executar

A etapa de execução só acontece que não pularmos as anteriores... Com tudo organizado, é hora da ação, tornando nosso planejamento prático. Plano sem ação não vale!

Os princípios fundamentais apresentados no livro "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" têm sido amplamente adotados por pessoas em diferentes áreas para melhorar sua produtividade e reduzir o estresse relacionado ao trabalho. O livro tem 320 páginas, é fluido e, se você colocar em prática, sente mudanças imediatamente.

Para te ajudar com o planejamento e tudo que envolve a prática da sua produtividade, confira aqui no site qual o melhor caminho para você: agendas, planner ou caderno.

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